Process of Mail merge

Start Mail Merge Wizard:

Mailings टैब से, Start Mail Merge कमांड पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से Step by Step Mail Merge Wizard को सिलेक्‍ट करें।
Mail Merge in Hindi
अब Mail Merge Wizard वर्ड डयॉक्‍युमेंट के राइट साइड में स्‍टार्ट होगी। इस मेल मर्ज विज़ार्ड में छह मुख्य स्‍टेप्‍स हैं, जिन्हें आपको पूरा करना हैं।
तो अब हम इन स्‍टेप्‍स को एक उदाहरण से समझते हैं।
Step 1:
मेल मर्ज के लिए आप किस प्रकार के डयॉक्‍युमेंट को बनाना चाहते हैं वह चुने। इस उदाहरण में, मैंने Letter को सिलेक्‍ट किया हैंI फिर Next: Starting document पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi

स्‍टेप 2:
जैसा कि हमने पहले ही लेटर टाइप कर फ़ाइल को सेव किया था, तो यहां पर Use the current document को सिलेक्‍ट करें। फिर Next: Select recipients पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi

स्‍टेप 3:
अब आपको एक एड्रेस लिस्ट की आवश्यकता होगी ताकि वर्ड आटोमेटिकली प्रत्येक एड्रेस को डयॉक्‍युमेंट में एड कर सके।
यदि आपने पहले ही अपनी डेटाबेस फाइल नहीं बनाई हैं, तो Type a new list ऑप्‍शन को सिलेक्‍ट करें। लेकिन यहां पर एक्‍सेल फ़ाइल में हमने हमारी लिस्‍ट को सेव किया था। इसलिए यहां पर हम Use an existing list को सिलेक्‍ट करेंगे।
इसके बाद Browse बटन को क्लिक कर उस फ़ाइल को सिलेक्‍ट करें।
Mail Merge in Hindi
अपनी फ़ाइल ढूंढें और Open पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi
अगर एड्रेस लिस्‍ट Excel वर्कबुक में है, तो वह वर्कशीट को सिलेक्‍ट करें जिसमें लिस्‍ट हैं, और OK पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi
Mail Merge Recipients डाइलॉग बॉक्‍स में, आप कौनसे recipients को शामिल करना चाहते हैं, वह प्रत्येक बॉक्स को चेक या अनचेक कर कंट्रोल कर सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी रिसिपिएंट सिलेक्‍ट होते हैं। जब आप यह कर लें, तो OK पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi
मेल मर्ज टास्‍क पेन से, अगले स्‍टेप पर जाने के लिए Next: Write your letter पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi

स्‍टेप 4:
अब आप अपना लेटर लिखने के लिए तैयार हैं। जब यह प्रिंट होता है, तो इस लेटर की प्रत्येक कॉपी मूल रूप से एक ही होगी; केवल प्राप्तकर्ता का डेटा (जैसे Name और Address) अलग-अलग होंगे। इसके लिए अपने लेटर में प्राप्तकर्ता के लिए प्लेसहोल्डर एड करने की आवश्यकता होगी।

प्राप्तकर्ता के डेटा को एड करने के लिए:
डयॉक्‍युमेंट में उस जगह पर कर्सर को रखें, जहां पर आप डयॉक्‍युमेंट में यह इनफॉर्मेशन चाहते हैं।
Mail Merge in Hindi
चार प्लेसहोल्डर ऑप्‍शन में से कोई एक चुनें: Address block, Greeting line, Electronic postage, या More items। यहां पर More Items.. पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi
आपके सिलेक्‍शन के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स विभिन्न ऑप्‍शन के साथ दिखाई दे सकता है। इच्छित ऑप्‍शन को सिलेक्‍ट करें और OK पर क्लिक करें।
Mail Merge in Hindi
अब जहां पर आपने कर्सर रखा था, उस जगह पर एक प्लेसहोल्डर आपके डयॉक्‍युमेंट में दिखाई देगा (उदाहरण के लिए, «Name»)
Mail Merge in Hindi
इस स्‍टेप को उन सभी जगह पर कर्सर रखकर रिपिट करें, जहां पर आपको डेटाबेस के डेटा रिकॉर्ड कि इनफॉर्मेशन चाहिए।
Mail Merge in Hindi
जब आप यह कर लेंगे, तो अगले स्‍टेप पर जाने के लिए Next: Preview your letters पर क्लिक करें।


स्‍टेप 5:
अपने लेटर का प्रिव्‍यू देखें ताकि आप यह सुनिश्चित कर सके कि प्राप्तकर्ता लिस्‍ट कि इनफॉर्मेशन को अपने लेटर में ठीक से दिखाई दे। आप प्रत्येक डयॉक्‍युमेंट को देखने के लिए लेफ्ट और राइट स्क्रॉल एरो का उपयोग कर सकते हैं।
Mail Merge in Hindi
अब Next: Complete the merge पर क्लिक करें।
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स्‍टेप 6:
अब आप Print पर क्लिक करके सभी या सिलेक्‍ट किए गए लेटर्स को आप प्रिंट कर सकते हैं या Edit Individual letters ऑप्‍शन पर क्लिक कर आप सभी लेटर्स को अलग-अलग देख सकते हैं।
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